Реальный опыт обработки прайсов поставщиков

В процессе работы с прайс-листами поставщиков возникают различные сложности, которые придают этой задаче особый характер. Одна из них заключается в многообразии поставщиков, каждый из которых предоставляет данные в своем уникальном формате. Кроме того, поддержание актуальности прайс-листов является важной задачей, учитывая постоянно меняющиеся курсы валют, цены на товары, акционные предложения и наличие товара. Некоторые прайс-листы могут быть попросту громадными, с множеством вкладок и миллионами строк, что дополнительно усложняет работу с ними. И, наконец, возникают трудности при поиске конкретных товаров в прайс-листах, поскольку наименования, использованные поставщиком, могут не соответствовать наименованиям товаров в вашем магазине, артикулы также могут отличаться или отсутствовать.

Мы поделимся реальным опытом обработки прайс-листов, накопленным за годы решения подобных задач, рассмотрим какие бывают нюансы и сложности и как с ними можно справляться.

Импорт и регулярное обновление прайсов #

Импорт прайсов — это процесс загрузки данных о ценах и наличии товаров из внешних источников в систему управления прайс-листами. В результате цены и наличие обновляются автоматически, что позволяет избежать ручной работы и ошибок ввода данных. Однако при работе с импортом прайсов могут возникать и некоторые проблемы.

Источники импорта прайсов #

Наиболее частым способом предоставления доступа к прайс-листу является ссылка. Это может быть прямая ссылка для скачивания Excel или CSV файла, ссылка на файл размещенный в облачных хранилищах (таких, как Google Drive, Yandex диск, облако Mail.ru и другие), ссылка на файл на FTP сервере, и наконец ссылка на XML/YML фид. Что касается формата ссылки, то она нередко может содержать динамическую часть, как правило, это дата, например, ссылка может иметь вид “https://some-supplier.com/price_05_15.xlsx”, где 05_15 это дата обновления прайс-листа, которая меняется каждый день. Необходимо иметь возможность автоматического скачивания из всех вышеописанных источников с учетом разного формата ссылок на файлы.

Вторым по частоте способом предоставления прайс-листов является отправка файлов по почте. Поставщики товаров, раз в сутки или чаще, направляют на электронный ящик селлера файл с актуальными остатками и ценами. Часто письмо может содержать не один файл, а несколько, они могут быть также заархивированы, причем внутри архива (zip, rar) также может содержаться несколько файлов. В таком случае необходимо извлекать нужный файл из архива для его последующей обработки.

И наконец, некоторые поставщики предоставляют доступ к прайс-листам через специализированные личные кабинеты, а также, с помощью API. В этом случае, для автоматизации получения данных о товарах и ценах, необходимо иметь возможность создания роботов, которые будут заходить в личные кабинеты или обращаться по API к сервисам поставщика, и извлекать нужную информацию по ценам и наличию товаров.

Автоматическое обновление прайс-листов #

Процесс обновления прайсов должен быть максимально автоматизирован, ведь информация у поставщиков меняется круглосуточно, цены могут меняться в результате переоценок товаров, остатки в результате резервирования и выкупа товаров. При импорте прайс-листов по ссылке необходимо настроить нужную периодичность обновления, например, каждый час, чтобы информация была максимально свежей. Если поставщик отправляет прайсы по почте, важно обновлять информация сразу, как только на почту пришло письмо, вне зависимости от дня недели или времени суток.

Необходимо учитывать, что в процессе импорта могут возникать ошибки, такие как неверные ссылки на файлы, некорректные данные или проблемы с соединением. Необходимо предусмотреть механизмы для обнаружения и устранения таких ошибок, а также резервное копирование данных перед импортом. Например, если поставщик прислал очередной прайс-лист и в нем оказалась другая последовательность колонок, или значительно изменились цены (например, более чем на 10%) это может означать ошибку на стороне поставщика, в таком случае, нужно поставить данный прайс-лист на карантин и перепроверить информацию в прайсе, чтобы не обрушить наличие или цены на товары.

Обработка прайсов #

Обработка прайс-листов — это не менее важный этап работы, чем их импорт. В ходе этого процесса осуществляется извлечение, анализ и приведение данных к удобному формату, чтобы использовать их в дальнейшей работе. Это может включать в себя проверку и обновление цен, акций и наличия товаров, а также структурирование информации для удобного поиска и сопоставления с данными в магазине. Обработка прайс-листов позволяет обеспечить точность и актуальность информации, упростить процесс работы с поставщиками и повысить эффективность бизнеса в целом.

Извлечение данных и приведение к табличному виду #

Если поставщик предоставляет прайс-лист в формате таблицы Excel, нередко в файле присутствует большое количество закладок. Часть закладок содержит контактные данные и другую информацию, которая не участвует в процессе ценообразования и обрабатывать ее не имеет смысла. Также, на каждой закладке может быть свой уникальный набор колонок, артикул, наименование товара, цены, остатки — могут находиться на каждой закладке файла в разной колонке. Важно иметь возможность извлекать данные из таких прайсов, и приводить их к единому табличному представлению, сводить информацию со всех закладок к общему списку, для каждой закладки иметь возможность указать в каких колонках находится нужная вам информация.

Нередко наименование товара содержится не в одной колонке, а в нескольких, например, в одной колонке может быть указано наименование товара, а в другой цвет. Для прайс-листов с шинами и дисками таких колонок может быть 5 и более, в каждой колонке свой атрибут шины. В таких случаях важно иметь возможность указания сразу нескольких колонок для формирования наименования товара.

Если доступ к прайс-листам предоставляется по ссылке на XML/YML файл, а также, по API — то обработать такую информация без использования специализированных систем попросту невозможно. Система используемая для интеграции с поставщиками, должна уметь предоставлять полученную информацию в табличном виде, удобном для анализа и дальнейшего использования.

По завершении процесса извлечения данных из различных прайс-листов, вы получаете возможность удобно просматривать информацию в едином интерфейсе, без необходимости открывать множество файлов Excel, переключаться между разными закладками или заходить в личные кабинеты и прочие приложения. Теперь все данные доступны в удобном и интуитивно понятном виде, что значительно упрощает процесс работы и повышает эффективность вашей деятельности.

Фильтрация данных #

Зачастую возникает ситуация, когда в прайс-листе поставщика содержатся сотни тысяч позиций товаров, при этом, далеко не все эти товары вы можете продавать. В таком случае, лишняя информация в прайсах мешает и затрудняет работу, на помощь приходит функция фильтрации данных. На этапе обработки прайс-листа должна быть предусмотрена возможность оставить только нужные вам товары, указав категории, или наименования товаров, которые нужно загружать в систему.

Трансформация данных #

Не всегда в прайс-листах поставщиков содержится информация сразу в нужном нам формате. Если говорить об оптовой цене, бывают случаи, когда поставщик предоставляет дилеру индивидуальную скидку в размере определенного процента. Информация о наличии, также передается часто в неудобном для обработки виде, например, вместо указания количества, могут встречаться надписи “много” или “мало”, пустая ячейка может означать отсутствие товара, или напротив, указывать на большой запас на складе, также встречаются различные звездочки, черточки, и прочие символы, которые нужно как то интерпретировать и проводить к единому знаменателю.

Поэтому важно на этапе обработки прайса иметь возможность указать правил трансформации данных, изменение исходных цен на нужный процент, правила обработки колонки с наличием товара. Если цена и акционная цена находятся в разных колонках — должна быть возможность это указать, и автоматически извлекать нужную цену. Такого рода настройки позволяют полностью избежать необходимости ручной обработки прайс-листа перед загрузкой. Это чрезвычайно важные функции, т.к. если вам приходится вносить руками изменения в прайс-лист каждый раз при обновлении версии, вы теряете возможность автоматического обновления данного прайса.

Сопоставление товаров #

Сопоставление товаров в прайс-листах поставщиков позволяет указать как товары поставщика соотносятся с вашим каталогом товаров. Как правило, сопоставление делается только один раз, на этапе первичной обработки прайса, далее системы обработки прайс-листов запоминают созданные связи. Наличие связей между товарами в вашем каталоге и товарами поставщиков позволяет в последующем автоматизировать расчет и обновление розничных цен, обновление наличия, выбор наилучшего поставщика товара (когда один товар есть у нескольких поставщиков).

Для сохранения связей между товарами лучше всех подходит артикул или код товара, если данные поля присутствуют в прайсе. Но так бывает не всегда, кроме того, артикул в прайсе может быть заполнен не для всех товаров, или может быть не уникальным (один артикул для нескольких товаров). Для обработки таких ситуаций, должна быть предусмотрена возможность сохранения связей по наименованию товара или по другим полям, которые редко меняются в прайсе.

Процесс сопоставления товаров может занимать значительное время, если у вас много товаров. В случае, когда наименования товаров в прайсе поставщика похожи на ваши, или в наименовании, или в прайсе содержится артикул, который совпадает с вашим, процесс сопоставления товаров может быть значительно автоматизирован. Как правило, системы для обработки прайс-листов предлагают инструменты для автоматического поиска соответствий. Если автоматически сопоставить товары не удалось, должна быть возможность ручного сопоставления, при этом, важно чтобы система предлагала наиболее подходящие варианты для связывания, и вам оставалось только выбрать нужный в один клик.

Обновление остатков и цен #

Обновление остатков — это процесс непрерывной выгрузки остатков на ваш сайт и торговые площадки, такие как Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, Onliner. Тоже относится и к обновлению цен. Как только у поставщиков меняются остатки — информация отражается на сайте и площадках, а значит, ваши клиенты получают актуальную информацию. Такой подход поможет избежать ошибок и предотвратить отмены заказов или непредвиденные ситуации.

При условии, что у вас настроен автоматический импорт и обновление прайс-листов, организовать обновление остатков и расчет и обновление розничных цен, как правило, не составляет труда.

Выводы #

В процессе импорта и обработки прайс-листов возникают многочисленные трудности и ловушки. Однако все они могут быть успешно преодолены при наличии соответствующих инструментов и специализированных программ, которые облегчают импорт, обеспечивают контроль качества данных, защищают от ошибок и предоставляют возможности для автоматического обновления. Примером такой системы для обновления прайс-листов является сервис Shop Manager, в котором реализованы все вышеуказанные сценарии импорта и обновления прайс-листов.

Единожды настроив процесс импорта и обработки прайс-листов поставщиков, вы сможете освободить огромное количество времени своих сотрудников, обеспечивать обновление цен и наличия практически в режиме реального времени (что невозможно при ручной обработке) и избежать ошибок ввода, связанных с человеческим фактором. Вы также сможете мгновенно понимать какие товары есть в наличии, по какой цене и у каких поставщиков — без необходимости копаться в Excel файлах и многочисленных личных кабинетах!